Preguntas Frecuentes

1- ¿Qué es eKOGUI?

eKOGUI es el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado Colombiano. Es una herramienta informática diseñada para gestionar la información de la actividad litigiosa a cargo de las entidades y organismos estatales del orden nacional cualquiera que sea su naturaleza jurídica y por aquellas entidades privadas que administran recursos públicos.

Esta herramienta tiene como objetivo gestionar los casos y procesos judiciales en curso de una forma eficaz, eficiente y oportuna; brindar mecanismos focalizados a la generación de conocimiento; y producir información que permita formular políticas de prevención del daño antijurídico, generar estrategias de defensa jurídica y diseñar políticas para la optimización de los recursos requeridos para la gestión del Ciclo de Defensa Jurídica. Pero sobre todo, en el Sistema se registra la información que permite hacer una adecuada gestión del riesgo fiscal asociado a los litigios contra la Nación.


2- ¿Cuáles son las entidades obligadas a reportar información en el sistema eKOGUI?

Las Entidades obligadas a reportar su información de la actividad litigiosa en el Sistema Ekogui son todas las entidades y organismos estatales del orden nacional, cualquiera sea su naturaleza y régimen jurídico y aquellas entidades privadas del mismo orden que administren recursos públicos.


3- ¿Qué perfiles se encuentran habilitados actualmente en el eKOGUI?

Los perfiles que se encuentran habilitados en el eKOGUI son:
a) Administrador del sistema en la entidad,
b) Abogado,
c) Jefe de control interno,
d) Jefe de la oficina jurídica,
e) Secretario técnico de Comité de Conciliación,
f) Jefe Financiero,
g) Enlace de Pagos y
h)Formulador de Políticas.


4- ¿Quién realiza la creación de usuarios en Ekogui?

La creación de los usuarios con perfil administrador de entidad está a cargo de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica. Para tal fin se requiere la remisión del acto de designación por parte del representante legal de la entidad al correo electrónico de soporte.ekogui@defensajuridica.gov.co tal como lo establece el artículo 2.2.3.4.1.8 del Decreto 1069 de 2015.

Cuando haya lugar a una ausencia temporal o definitiva del usuario administrador, la Entidad deberá informar a la Agencia y remitir el nuevo acto de designación.

La creación de los usuarios Abogado, Jefe de control interno, Jefe de la oficina jurídica, Secretario técnico de Comité de Conciliación, Jefe Financiero, Enlace de Pagos y Formulador de Políticas en el sistema, está a cargo del Administrador del sistema en la entidad, de acuerdo a las competencias funcionales establecidas en el artículo 2.2.3.4.1.9 del Decreto 1069 de 2015.

Cuando se realice la inactivación de un usuario abogado, el administrador de entidad deberá tener en cuenta que no tenga tareas activas, ya que en tal caso el sistema no permitirá su inactivación.


5- ¿Un usuario puede tener permisos para acceder a varios perfiles?

Si, una persona puede tener habilitados varios perfiles, siempre y cuando sus funciones no sean excluyentes. A continuación, se relacionan los usuarios y el listado de perfiles que lo pueden complementar:


6- ¿Como se realiza el restablecimiento de contraseña?



Para que el sistema le habilite el acceso es necesario que se realice el procedimiento de creación y/o restablecimiento de contraseña de la siguiente forma:

Ingresar a https://services.defensajuridica.gov.co/ekogui/#/loginidp

Dar clic en el botón “Olvidó su contraseña”

Seleccionar el tipo de documento, en el usuario se deberá digitar el número de la cédula e ingresar el código diferenciado en tonalidad roja.

Una vez de clic en el botón enviar, cierra la ventana, con el fin de que el sistema autentique el usuario y le remita un correo electrónico para continuar con el restablecimiento de contraseña.

Recuerde tener en cuenta que la contraseña restablecida debe reunir mínimo 8 caracteres con una mayúscula, números y letras, la cual no debe contener signos de ningún tipo.

Dado el caso que el correo de restablecimiento no llegue a su dirección electrónica en la bandeja de entrada, deberá revisar el spam y los correos no deseados. Si realizados estos pasos no llega el correo contacte a su Administrador de Entidad para verificar que el correo electrónico registrado al momento de hacer la creación del usuario esté correcto.


7- ¿Qué módulos se encuentran disponibles en el eKOGUI de acuerdo al perfil del usuario y cuál es su alcance?


8- ¿Como es el procedimiento para solicitar capacitación en Ekogui?

Las solicitudes de capacitación en el manejo del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado Ekogui, deben ser solicitadas a la dirección de correo electrónico capacitacion.ekogui@defensajuridica.gov.co


9- ¿El administrador del sistema para la entidad, debe capacitar a que usuario en el manejo del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado Ekogui?

De acuerdo a lo dispuesto en el numeral 4° del artículo 2.2.3.4.1.9. del Decreto 1069 de 2015, el administrador del Sistema en la entidad, tiene como función capacitar a los apoderados de la entidad en el uso funcional y manejo adecuado de Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado - eKOGUI, de conformidad con los instructivos que para el efecto expida la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

No obstante lo anterior, si la Agencia dentro del cronograma de capacitación programa agenda jornadas en el perfil abogado, el Administrador de Entidad podrá solicitar la inscripción de los abogados de la entidad a estas sesiones.

10- ¿Cuál es el navegador recomendado para ingresar al sistema eKOGUI?

Para ingresar al Sistema Único de Información Litigiosa del Estado eKOGUI, el abogado deberá iniciar navegación Web, a través del uso de un explorador de internet, preferiblemente Mozilla, Firefox o Google Chrome con el fin de asegurar el correcto funcionamiento de la aplicación.


11- ¿Cuáles son los canales habilitados para el soporte técnico y funcional del sistema eKOGUI?

Para resolver cualquier incidente o requerimiento relacionados con el Sistema Único de Información Litigiosa del Estado eKOGUI, se pueden comunicarse a la línea de atención nacional 7470777 en la ciudad de Bogotá D.C o a la cuenta de correo electrónico soporte.ekogui@defensajuridica.gov.co


12 ¿Qué usuario realiza la asignación de procesos en el Sistema Único de Información Litigiosa del Estado eKOGUI?

La asignación de procesos es una función exclusiva del usuario administrador de entidad, la cual se realiza de la siguiente manera:

Se debe Ingresar al home de procesos judiciales, seleccionar el o los procesos a asignar, en la parte inferior encontrará la opción de “asignar”, en la cual se debe dar clic.

Indicar los datos del abogado y dar clic en el botón buscar, el sistema traerá el abogado que encuentre con los datos ingresados, seleccione el abogado correcto y de clic en asignar.

En este momento el sistema permitirá visualizar los datos del abogado y los procesos que se van a asignar, en caso de ser necesario podrá remover un proceso de la asignación.

Si toda la información es correcta deberá dar clic en el botón guardar y de esta manera quedarán asignados los procesos.


13- ¿Quién es el responsable del registro y actualización de procesos judiciales, arbitrales, conciliaciones extrajudiciales, fichas de comité, en el Sistema Único de Información Litigiosa del Estado Ekogui

De acuerdo a lo dispuesto en el numeral 1° del artículo 2.2.3.4.1.10 del Decreto 1069 de 2015, el abogado tiene entre sus funciones registrar y actualizar de manera oportuna en el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado - eKOGUl, las solicitudes de conciliación extrajudicial, los procesos judiciales, y los trámites arbitrales a su cargo.

En el numeral 3 del mismo artículo, se estableció el diligenciamiento y actualización de las fichas que serán presentadas para estudio en los comités de conciliación, de conformidad con los instructivos que la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado expida para tal fin.


14- ¿Cómo se debe diligenciar el campo “provisión contable” en aquellos procesos que por su naturaleza no se deben provisionar?

Cuando un proceso judicial no está llamado a ser provisionado, el abogado deberá registrar dentro del campo de provisión contable del aplicativo la cifra “0”.


15- ¿Cada cuanto se debe realizar la actualización de calificación del riesgo y provisión contable?

Es importante recordar que se debe realizar con una periodicidad no superior a seis (6) meses, así como cada vez que se profiera una sentencia judicial sobre el mismo.

No se debe calificar el riesgo cuando la entidad actúa como parte demandante dentro del proceso. No se puede eliminar ninguna calificación del riesgo del historial, el sistema siempre le mostrará la última calificación realizada.

Para realizar la calificación del riesgo, el abogado deberá buscar el proceso con diferentes criterios de búsqueda “Demandante, Demandados, Cup Y/o ID ekogui.


16- ¿En qué casos se debe diligenciar el formato de modificación de procesos?

El usuario debe proceder a diligenciar este formato en aquellos casos en los cuales se pretenda la eliminación o modificación de un dato que se encuentre incluido en un proceso judicial, caso o ficha de comité de conciliación (radicado por la entidad) y que no sea susceptible de modificación por parte del abogado que lo tiene a su cargo.

En el caso de solicitar la eliminación de un trámite, deberá indicar la persona que autoriza, la cual deberá ser copiada en la comunicación que se remite al correo electrónico de soporte.ekogui@defensajuridica.gov.co. Los roles que pueden autorizar la eliminación son el administrador de entidad y el jefe jurídico, quienes deben realizar la solicitud o estar copiados en la misma. El formato debe ser remitido en formato Excel.


17- ¿Cuántos caracteres se ingresan en los campos de registro de los procesos judiciales?

Un mínimo de 300 caracteres y un máximo de 33.000 caracteres.


18- ¿Qué sucede si la información de la calificación de riesgo y provisión Contable se encuentra errada?

Si el abogado en el momento de registrar la información de la calificación de riesgo y provisión contable se equivoca, deberá volver a registrarla con los datos correctos. La información de este campo no es susceptible de modificación por el área de soporte de la Agencia.


19- ¿Qué ocurre si la última calificación tiene más de 6 meses, pero el proceso no ha presentado novedades y como abogado considero que calificación de riesgo y provisión contable es la misma?

Cuando se elabora una nueva calificación del riesgo el sistema trae por defecto los datos de la última que se realizó. Por lo tanto, si el proceso no ha cambiado solo se crea una nueva calificación, se da clic en calcular calificación y se registra el valor de la provisión contable previa o actualizada según criterio del abogado.


20- ¿Cuáles son las actuaciones que se pueden registrar en los procesos judiciales en estado terminado?

• Archivo del expediente
• Auto que ordena desarchivar el expediente
• Presentación informes cumplimiento de sentencia
• Fallo de tutela
• Liquidación de sentencia


21- ¿Cómo se realiza la actualización de procesos en “segunda instancia”, teniendo en cuenta que el aplicativo solo deja actualizar procesos en primera y única instancia?

Para que el sistema le habilite la segunda instancia, es necesario que el abogado ingrese una actuación de sentencia en primera o única instancia.


22- ¿Qué tamaño de archivos se pueden adjuntar como piezas procesales?

Todos los que quiera siempre y cuando individualmente no tenga más de 8 megabytes y en conjunto menos de 65 megabytes.


23- ¿Cómo se realiza la terminación de procesos y conciliaciones extrajudiciales?

Procesos judiciales

Es necesario que el Abogado a cargo del proceso, registre la actuación procesal que dio lugar a su terminación, para realizarlo debe:

Ingresar al aplicativo al módulo de Procesos Judiciales/ Home / Activos asignados.
Realizar la búsqueda del proceso, seleccionarlo y de clic en el botón “Actualizar”.

En la sección “Actualización procesal”, de la parte inferior de la página, deberá seleccionar la Instancia, Etapa y Actuación y dar clic en el botón “Añadir” , posterior a esto se deberá completar la información de la actuación procesal y dar clic en “guardar”.

Por último, en la ventana emergente con la pregunta ¿Desea realizar la acción?, se debe dar clic en el botón “Si” y posterior a ello le aparecerá el mensaje de confirmación de la eliminación de la actuación.

Conciliaciones extrajudiciales

Es necesario que el Abogado a cargo del proceso, registre la actuación procesal que dio lugar a su terminación, para realizarlo debe:
Ingresar al aplicativo al módulo de Conciliaciones extrajudiciales/ gestión de casos / casos activos.
Identificar del listado la conciliación, seleccionarla y darle clic en el botón “Actualizar”.

En la sección “Etapas, Actuaciones y Expediente Digital”, de la parte inferior de la página, deberá dar clic en el botón “Actualizar” y posterior a ello adicionar la actuación que la dio por terminada.


24- ¿Cómo se actualiza un proceso acumulado?

En el sistema eKOGUI la actuación procesal “Acumulación procesal” no da por terminado el proceso acumulado, sin embargo, las únicas actuaciones que se podrán ingresar serán las de terminación (normal o anticipada).

El abogado podrá seguir actualizando el proceso principal, ingresando las actuaciones correspondientes. (Manual del Abogado).


25- ¿Cómo se realiza la modificación del CUP por cambio de despacho?

Para los procesos que fueron remitidos a otro despacho por competencia, el abogado del proceso deberá registrar desde la actualización procesal, la actuación “Auto que remite proceso a otro despacho”, actuación que se encuentra parametrizada, con el fin, de que se incluya información relacionada, como la remisión por competencia; cambio en el código único del proceso y relacionar el nuevo cup.

Una vez se registre la actuación procesal, automáticamente en las relaciones al proceso le aparecerá registrada “Código Único del Proceso (Cambio de CUP)”.


26- ¿Cómo se realiza la verificación de procesos duplicados “contador de procesos” en los reportes que arroja en aplicativo?

El archivo Excel tiene una columna denominada "CONTADOR PROCESO" en la que aparecen dos números entre 1 y 0, en donde 1 es el registro único y 0 el proceso que se repite por un motivo de la solicitud diferente “causa” esto no indica que se esté duplicando el proceso, toda vez que el propósito es hacer seguimiento a este campo por ser de vital importancia en la generación de estadísticas, el cual tiene un criterio diferenciador.

El proceso que la entidad debe tener en cuenta es el que se identifica en el contador con el número 1.


27- ¿Qué tipo de fichas del comité de conciliación se pueden radicar en el Ekogui?

Las fichas que se pueden radicar en eKOGUI son: Conciliación Judicial, Conciliación Extrajudicial, Conciliación Arbitral, Llamamiento en Garantía, Acción de repetición, Pacto de Cumplimiento.


28- Creación y terminación de fichas para el comité de conciliación. (según roles y estados)

Según el rol desde el que se ingrese al módulo de comité de conciliación variara las opciones de actualización:

Desde el perfil secretario técnico, programar las diferentes sesiones del Comité de Conciliación de la entidad, dentro de las cuales podrán citar a los miembros del Comité, invitar a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado a participar en el comité dentro de aquellos procesos en los que la entidad considera necesaria la intervención de la Agencia, llegándoles a todos los miembros y participantes las fichas de los procesos y casos a tratar.

Una vez terminado el Comité, les permitirá incluir dentro de las fichas de conciliación las decisiones que allí se tomen respecto a cada uno de los procesos y casos analizados y cargar el Acta de la sesión.

Desde el perfil abogado permite a las entidades la creación, elaboración, y gestión de (procesos arbitrales, judiciales, y conciliaciones extrajudiciales en donde se encuentren vinculadas) las diferentes fichas de comité de conciliación que el sistema les ofrece:

- Fichas de conciliación judicial
- Fichas de conciliación extrajudicial
- Fichas de conciliación arbitral
- Fichas para llamado en garantía
- Fichas para acciones de repetición
- Fichas para pacto de cumplimiento


29- ¿Cómo se realiza la creación de sesiones para el comité de conciliación?

Para crear una nueva sesión de comité de conciliación, es necesario buscar en el calendario la fecha en la cual se celebrará el Comité que se desea programar, en dicha fecha no deberá existir ninguna sesión previamente programada (Activa o terminada) ya que el sistema solo permite crear una sesión por día, y luego dar clic en la opción “Crear sesión” ubicada en la parte inferior izquierda del calendario.

En adelante corresponde seleccionar las fichas a tratar en el comité y aportar la información básica de la sesión conforme el orden que va mostrando el aplicativo, cabe resaltar que si bien hay datos sugeridos hay otros como los que tienen asterisco rojo que son obligatorios.